1、工程开工前：建设单位与城建档案馆签订《建设工程竣工档案移交告知书》（市行政审批中心规划建设窗口）
2、建设过程中：城建档案馆业务指导人员对建设工程档案的形成进行监督和指导
3、竣工验收前：城建档案馆对建设工程档案进行预验收并出具《建设工程档案预验收意见书》
4、档案整改：建设单位、施工单位、监理单位对城建档案馆提出的审核意见应及时整改。
5、竣工验收：城建档案馆参加工程竣工验收；
6、竣工验收后：建设单位负责将全套工程档案在工程竣工备案前向瑞安市城建档案馆移交
7、档案移交后：城建档案馆根据《档案预验收意见书》对归档的工程档案进行复查
8、档案验收合格后：城建档案馆出具《建设工程档案合格证》，建设单位凭《合格证》到市规划建设局（工程竣工备案设在市建设工程质量监督站）办理工程竣工备案手续。